Política de tratamiento y protección de datos personales

1. Introducción.

La FEDERACIÓN SECTORIAL Y GREMIAL DE EMPRESARIOS Y TRABAJADORES – FET como organización sindical de segundo grado legalmente constituida y responsable del tratamiento de datos personales, por medio de la presente adopta la Política de Tratamiento de Información Personal.

2. Objetivo.

La Política de Tratamiento de la Información Personal – PTDP que aquí se enuncia tiene como propósito establecer los lineamientos generales para la recolección, almacenamiento, uso, supresión y protección de los datos de carácter personal registrados en cualquier base de datos que posea FET, en virtud del desarrollo de sus actividades, bien sea como responsable del tratamiento o encargado de este.

Dentro de los derechos fundamentales que establece la Constitución Política de Colombia se consagra el derecho que tienen todas las personas a la intimidad, al buen nombre y al hábeas data, por medio del artículo 15 y que también se busca proteger a través de la presente política.

La Ley Estatutaria 1581 de 2012 como marco normativo principal en protección de datos personales establece las condiciones mínimas que se deben observar para efectuar un tratamiento adecuado de datos personales por parte de los responsables del tratamiento, entre los requisitos se encuentra la creación y disposición de una política, requisito que se cumple con este documento.

FET, en su calidad de responsable del tratamiento de información personal se encuentra comprometido con el cumplimiento de la normatividad referida y, en consecuencia, promoverá el respeto de los principios y normas sobre protección de datos personales.

3. Identificación del responsable (Datos generales)

Razón social: FEDERACIÓN SECTORIAL Y GREMIAL DE EMPRESARIOS Y TRABAJADORES – “FET”,

Número de identificación tributaria: 900.536.609-0.

Dirección: Calle 62 # 17a-76 Barrio la Ceiba

Municipio: Bucaramanga,

E-MAIL: impuestos@fet.co

4. Definiciones.

Para facilitar el entendimiento de esta Política de Tratamiento de la Información Personal se definen los siguientes conceptos:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la Ley para acceder a la información que repose en cualquier base de datos, bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, este tipo de datos puede ser accedido por cualquiera que los quiera consultar, pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses, garantías, derechos u oposición de cualquier partido político, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Titulares de la información: Toda persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de FET.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que individualmente o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta y en nombre del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que se realiza sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
Oficial de protección de datos: Persona(s) que han sido designada(s) internamente por FET para ejercer de manera formal la función de coordinar y controlar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, las quejas, solicitudes o reclamos que los titulares formulen.
Reclamo: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar, o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

5. Deberes de la federación sectorial y gremial de empresarios y trabajadores – FET como responsable del tratamiento.

FET en cumplimiento de los principios y lineamientos legales para el tratamiento de datos personales, informa a los titulares y terceros interesados que durante el tratamiento de los datos personales se dará cumplimiento a los deberes reglamentados en el artículo 17 de la Ley 1581 de2012, entre los que se encuentran:

Garantizar el cumplimiento de los derechos de los titulares de los datos personales que trate.
Realizar el tratamiento de los datos conforme lo establece la Ley 1581 de 2012.
Propender por la seguridad de la información personal que se encuentre bajo su responsabilidad.
Solicitar autorización del titular del dato, según lo dispuesto en la ley mencionada, entre otros.

6. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo.

LA FEDERACIÓN SECTORIAL Y GREMIAL DE EMPRESARIOS Y TRABAJADORES – “FET”, se compromete a dar el tratamiento adecuado a todos los datos personales que sean facilitados y a su vez sean incorporados en nuestras bases de datos y archivados con las finalidades específicas para lo cual les fueron entregados; lo anterior conforme los principios y directrices contenidas en el Estatuto para la de Protección de Datos Personales – Ley 1581 de 2012 y los Decretos que lo reglamentan.

FET realizará tratamiento de datos de las siguientes categorías:

Datos públicos: Como por ejemplo el nombre, número de cédula, información de su estado civil y registro civil, profesión u oficio, entre otros.
Datos semiprivados: Información de contenido socioeconómico.
Datos privados: Datos de contacto como el número de teléfono o celular, dirección física y de correo electrónico, historia laboral, entre otros.
Datos sensibles: La pertenencia a un sindicato, datos biométricos como la huella, la imagen o fotografías.

Lo mencionado al respecto, no podrá entenderse como limitación en el tratamiento de la información por parte de FET, por lo tanto, podrá solicitar información adicional según la naturaleza particular de su objeto social. Estos datos podrán ser suministrados por parte del titular de manera libre y voluntaria.

Los Datos Personales señalados serán tratados conforme a las finalidades señaladas a continuación:

Administrar los datos personales de los afiliados y/o trabajadores afiliados participes que registren su hoja de vida en trabajandofet.co
Crear los datos de usuario para el registro e ingreso a la plataforma www.trabajandofet.co.
Generar la hoja de vida de los afiliados y/o trabajadores afiliados participes registrados.
Suministrar a las asociaciones afiliadas a FET y a las empresas aliadas los perfiles del talento humano requerido por estos para ejecutar las actividades propias de su objeto social.
Adelantar el proceso de selección, entrevista, evaluación de perfil y cualquier otra actividad tendiente a determinar la idoneidad de los aspirantes para ser afiliados participes.
Verificar y contactar los datos de referencia aportados en la hoja de vida por los aspirantes.
Llevar a cabo los distintos procesos requeridos para la participación en contratos colectivos laborales y/o prestación de servicios por las asociaciones federadas a FET.
Generar estudios tendientes a mejorar las condiciones de administración de las hojas de vida suministradas a la plataforma.
Contratar pólizas de seguro en beneficio de los diferentes afiliados.
Suministrar información que respalde procesos de licitación de los distintos sectores económicos.
Realizar el pago de compensaciones y demás beneficios reconocidos, adelantar procesos disciplinarios y afiliaciones al Sistema de Seguridad Social, en virtud de los contractos colectivos laborales celebrados.
Generar los pagos o abonos en cuenta de los afiliados.
Generar las certificaciones de ejecución de actividades a favor de los afiliados participes.
Generar las facturas electrónicas a quienes se encuentren vinculados con FET mediante contratos colectivos laborales en calidad de contratantes.
Adelantar trámites de carnetización.
Aplicar los descuentos de las compensaciones por concepto de deudas acreditadas por los trabajadores participes por orden judicial o administrativa.
Realizar los descuentos autorizados por libranzas y/o alianzas comerciales.
Contabilizar la salida e ingresos de activos de FET y sus asociaciones federadas.
Realizar los pagos a contratistas y proveedores.
Facilitar el acceso a afiliados, trabajadores participes y sus familiares a las benéficos del programa de bienestar.
Guardar registro y publicar en la página y cuentas de redes sociales oficiales los eventos realizados por FET y sus asociaciones federadas.
Diseñar los Sistemas de Vigilancia Epidemiológico, programas de Promoción y Prevención, sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Programa de Higiene y Seguridad Industrial.
Dar respuesta a las solicitudes (PQRS) presentadas por los afiliados y/o trabajadores afiliados participes.
Controlar los ingresos y las salidas de los trabajadores afiliados a las instalaciones físicas de
Llevar registro y control del cumplimiento de horario de los trabajadores afiliados participes de
Mantener la seguridad de las instalaciones físicas, de los afiliados, visitantes y demás personas que ingresan a
Gestionar, administrar y custodiar el archivo general de FET y sus asociaciones federadas.
Realizar el proceso de selección de proveedores de insumos y demás para FET y sus asociaciones federadas.
Suministrar información que respalde procesos de estudio de créditos con empresas aliadas, previa solicitud de estudio realizada por el afiliado.
Realizar las convocatorias de las asambleas ordinarias y extraordinarias, de conformidad con lo previsto estatutariamente.
Remitir circulares, memorandos, cartas, avisos y cualquier otra información oficial generada por FET y sus asociaciones federadas.
Suministrar información a los diferentes aliados con los que FET y sus asociaciones federadas establezca acuerdos comerciales, para recibir información sobre los beneficios a los cuales tiene derecho, así como para acreditar su condición de afiliado y gozar de los beneficios obtenidos.

Sin perjuicio de lo anterior, se entiende por aceptada cualquier otra finalidad en el tratamiento de la información, siempre que permita desarrollar las funciones propias de FET, que en todo caso serán armónicas y respetuosas de la legislación vigente.

7. Derechos de los titulares de la información.

Los derechos de los titulares de la información contenida en las bases de datos serán respetados y garantizados por FET, de acuerdo a lo establecido el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012, sentido en el cual se refiere que los derechos de los titulares son:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 20012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o se haya incurrido en conductas contrarias a ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 12 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y que cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

De acuerdo a ello, FET realizará tratamiento de los Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes, procurando el uso adecuado de los mismos. Para este fin aplicará los principios y obligaciones establecidos antes mencionados y demás establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

9. Medios de atención a consultas y reclamos

Para dar cumplimiento a lo preceptuado por la norma general de tratamiento de datos personales, FET ha dispuesto los siguientes canales, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio de sus derechos:

Atención Vía Correo Electrónico:

La atención al titular del dato vía correo electrónico para consultas y reclamos será mediante la siguiente dirección tratamientodedatospersonales@fet.co

10. Procedimiento de consulta.

Los titulares de datos personales o sus causahabientes, representantes legales podrán solicitar la consulta de sus datos personales en los canales descritos en el numeral anterior. Por lo tanto, FET suministrará toda la información que trate, que sea requerida por el consultante o que esté vinculada con la identificación del titular.

Las consultas por correo electrónico o en medio físico, deberán contener como mínimo:

Identificación completa del titular.
Información que lo acredite como titular y permitan validar la veracidad de la identidad.
Los datos personales que quieren ser consultados.
Dirección.
Correo electrónico.
Número telefónico.

En caso de ser causahabientes anexar el respectivo documento que lo demuestre.

La consulta será atendida por FET, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo por medio electrónico o en físico.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término FET informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalará la fecha en que se atenderá su solicitud en un tiempo máximo de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Lo anterior teniendo en cuenta las disposiciones de seguridad para la protección de datos establecidas en el presente documento.

11. Procedimiento de reclamo.

Cuando el titular, el representante legal o causahabiente considere que la información contenida en nuestra Base de Datos deba ser objeto de actualización, rectificación, supresión o revocación de autorización, podrá presentar reclamo a los canales de atención dispuesto para tal fin en el numeral anterior.

Este reclamo deberá contener como mínimo:

Identificación del Titular (Nombre completo, numero de cédula).
Información que lo acredite como titular y permitan validar la veracidad de la identidad.
descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
Dirección del domicilio.
Correo electrónico.
Número telefónico de contacto.
Anexar los documentos que acrediten el objeto de petición.

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del mismo. FET podrá prorrogar este término en casos especiales dando aviso al interesado. Este nuevo plazo no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al tiempo mencionado.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Se le informa a los titulares de datos personales que la supresión o revocatoria de autorización de tratamiento de datos no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de FET.

12. Captura de imágenes por cámaras de videovigilancia.

FET podrá utilizar diversos medios de video vigilancia en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones físicas. Por ese motivo, se informa la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de videovigilancia que contendrán como mínimo la información sobre el responsable del tratamiento y sus datos de contacto, la finalidad del tratamiento y los derechos del titular, así como el sitio de consulta de la política de tratamiento de la información. Dichos anuncios serán ubicados de manera estratégica para su fácil identificación.

El sistema es utilizado para velar por la seguridad de las instalaciones y las personas. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades administrativas o judiciales con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables. El sistema de video vigilancia no inspecciona áreas en la que la intimidad del titular prime.

13. Vigencia de la base de datos.

FET, sólo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los Datos Personales de los titulares, durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, FET deberá proceder a la supresión de los Datos Personales en su posesión.

14. Medidas de seguridad de la información.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, FET, implementara las medidas técnicas, humanas y administrativas adicionales en caso de requerirse, que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros de bases de datos, mediante los cuales se evitara su adulteración, perdida, consulta inadecuada, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

15. Vigencia de la política de tratamiento de información.

Esta política de Tratamiento desarrollada por FET, inicia su vigencia desde el mes de octubre de dos mil veintiuno (2021), y reemplaza el documento previamente vigente.

16. Cambios y modificaciones.

Los cambios y modificaciones de orden sustancial que se incorporen con posterioridad a la entrada en vigor de la presente política serán comunicados al titular con diez (10) días de anticipación a la implementación de las mencionadas modificaciones. La notificación sobre sobre el asunto mencionado se efectuarán por los medios de comunicación idónea, como es la página web de FET.